La pianificazione dei turni di lavoro può essere un’attività davvero complessa, soprattutto per le aziende che devono gestire molte sedi e reparti o per quelle che hanno orari di lavoro variabili.
Si pensi, ad esempio, al mondo della Grande Distribuzione Organizzata, dove i punti vendita sono numerosi e le promozioni commerciali impongono un'alta rotazione del personale.
Per far fronte a questo tipo di necessità Indaco Project ha creato il modulo Pianificazione Turni all’interno della suite per le risorse umane ND24, un Software che permette di evitare sovrapposizioni, ritardi e disservizi, garantendo una copertura ottimale su tutte le ore ed i luoghi di lavoro.
Pianificazione turni di lavoro e impostazione fabbisogni
Già adottato da grandi realtà della GDO in ambito farmaceutico (Admenta, Lloyds) ed elettronico (Trony), il modulo Pianificazione Turni permette di gestire tre diversi ambiti: luoghi di lavoro, reparti e addetti.
L’amministratore può impostare quali reparti sono presenti in ciascun luogo di lavoro e quanti addetti sono necessari per ciascun reparto. Il Tab “Fabbisogni” all’interno del modulo permette di tracciare questa suddivisione in base al giorno e all’ora, verificandone poi la copertura.
Una volta determinato il fabbisogno di ciascun luogo o reparto è possibile pianificare i turni in due modalità: indicando ora di inizio e di fine (quindi in maniera completamente flessibile e dettagliata, per contesti molto variabili) o per turni codificati (utili per velocizzare la pianificazione quando si lavora a fasce orarie fisse).
Pianificazione turni per matrici
Una funzione molto utile è quella di impostare delle “matrici” di turno replicabili, così da semplificare la gestione di periodi ad alta intensità: ad esempio è possibile stabilire delle turnazioni specifiche per la stagione dello shopping natalizio o per la settimana del Black Friday.
In breve una matrice è uno schema di turni predefinito, che può essere precompilato con i dati dei dipendenti assegnati ai vari orari, oppure una “griglia” vuota da compilare a seconda delle risorse disponibili.
Pubblicazione, richieste di cambio turno e rilevazione presenze
Quando la pianificazione è completa e salvata come bozza, si passa alla fase di verifica. Una volta approvata dalla figura preposta, la pianificazione viene resa pubblica ed i turni vengono comunicati a ciascun lavoratore via mail e sull’App InfoDay Pocket: da questo momento in avanti ogni modifica verrà notificata automaticamente a tutti gli interessati.
I dipendenti possono a loro volta fare richieste di cambio turno direttamente dal Software o dall’App, attivando lo stesso iter di verifica ed approvazione da parte dei responsabili.
Infine, una volta pubblicata, sarà possibile inviare la pianificazione ai sistemi di Rilevazione Presenze, che imposteranno automaticamente i turni pianificati come orari di entrata ed uscita dei lavoratori: in questo modo l’azienda si assicura che i dipendenti rispettino i turni con puntualità.
Strumenti per una gestione avanzata
Il modulo Pianificazione Turni di ND24 supporta anche altre opzioni, per ottimizzare e semplificare la gestione di contesti specifici e complessi:
- Prestiti di personale - è possibile assegnare un dipendente a diversi reparti e luoghi di lavoro, anche nella stessa giornata se necessario
- Tetti di straordinario - si possono impostare limiti agli straordinari, determinando le ore extra concesse a ogni luogo/reparto a seconda del periodo
- Pianificazione per ruoli e servizi - utile per gestire situazioni in cui il personale può svolgere diverse mansioni
Grazie alle funzionalità di ND24 potrai semplificare ed ottimizzare la pianificazione dei turni nella tua azienda, amministrando con facilità tutte le sedi e i reparti.
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